Lisboa, setembro de 2022. A AdeA, empresa luso-espanhola especializada em gestão documental, foi selecionada pela Direção Geral da Educação (Ministério da Educação) para gerir, ordenar e classificar o vasto arquivo de documentos que detém num total de 35.000 pastas, alojadas em 3.500 metros lineares de prateleiras, localizadas em Lisboa.
A documentação não está devidamente identificada ou indexada. Não existe uma sequência lógica ou cronológica na localização da documentação.
Segundo Nuno Quaresma, diretor-geral da AdeA em Portugal “a documentação acumulada não tem qualquer instrumento de descrição de arquivo, pelo que a localização e recuperação de qualquer documento ou informação torna-se uma tarefa quase impossível de alcançar, ou requer vários recursos humanos e muito tempo dedicado à procura da documentação.
Os espaços ocupados pela documentação são imensos e estão no limite das suas capacidades, pelo que é urgente um tratamento documental que permita a libertação do espaço de arquivo, ou seja, uma avaliação e seleção de documentação sem valor legal ou probatório.
Este projeto, cujas tarefas de classificação e arquivamento terão a duração de cerca de 12 meses, tem como objetivo avaliar e selecionar a documentação acumulada, com vista à libertação do espaço de arquivo. Não existe, portanto, uma portaria de avaliação, portanto, será realizada uma RADA – Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada, que permite descrever e justificar as opções de preservação e eliminação da documentação.