Saber como e quando atribuir tarefas às pessoas certas é uma competência valiosa. Um gestor eficaz pode delegar nos membros da equipa e assegurar que as tarefas são concluídas. Neste artigo, a Adecco Portugal define o conceito de delegação de autoridade e apresenta soluções para a utilizar e forma eficaz. Fundamental é garantir que cada colaborador compreenda com precisão o que se espera de si. Delegar bem requer que as expetativas estejam claramente definidas, que o processo seja acompanhado e os resultados avaliados.
Delegar pode ter grandes benefícios. Transferir autoridade cria uma relação mutuamente lucrativa entre líderes e equipas.
O objetivo da delegação de autoridade é assegurar que o trabalho é produtivo e funcional. Quando realizado com sabedoria, saem beneficiados gestores, trabalhadores e a empresa. Por várias razões:
- Aumento da produtividade – Delegar permite que os empregados completem o trabalho mais rapidamente, uma vez que as tarefas são distribuídas por um grupo de pessoas em vez de ser uma só pessoa a completar todas as etapas.
- Continuidade – Se estivermos ocupados com outras tarefas ou ausentes do local de trabalho, outros podem completar algumas ou todas as tarefas, assegurando produtividade e eficiência de forma contínua.
- Desenvolvimento dos colaboradores – Quando se delegam tarefas aos membros da equipa, os trabalhadores têm oportunidade de melhorar as suas competências e demonstrar as suas capacidades interpessoais ou de liderança.
- Motivação dos profissionais – Os colaboradores podem ficar mais motivados a dar o seu melhor quando lhes são confiadas novas responsabilidades.
- Oportunidades de crescimento profissional – Delegar autoridade aos funcionários de nível inferior proporciona-lhes a oportunidade de desenvolver competências necessárias para possíveis promoções dentro da organização.
FORMAS DE DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE
Há várias formas de transferir responsabilidades. A delegação de autoridade pode ser temporária ou permanente. Tudo depende das necessidades do trabalho. Saiba como:
- Departamentos – Delegar a supervisão de um determinado departamento a outro funcionário. Por exemplo, um ou uma CEO pode delegar a supervisão do departamento de marketing ao diretor de marketing.
- Projetos – Pode designar-se um colaborador ou um grupo de colaboradores para completar, do início ao fim, um projeto. Por exemplo, o diretor de marketing pode atribuir a responsabilidade por uma campanha publicitária ao diretor do projeto.
- Tomada de decisões – A um dos colaboradores pode ser dado o poder de tomar certas decisões. Por exemplo, o diretor de marketing pode delegar no seu “número 2” a responsabilidade de contratar para o departamento.
- Análise – Se for necessária mais informação, os colaboradores podem pesquisar detalhadamente sobre o tema. Um gestor de projetos de marketing pode pedir aos analistas do departamento que pesquisem sobre demografia para melhor atingir o público-alvo de uma campanha publicitária.
- Processos administrativos – As tarefas administrativas, como introdução de dados, também podem ser delegadas a outros funcionários. Um gestor de marketing pode atribuir a responsabilidade pelas comunicações com os clientes (marcação de reuniões, e-mails de acompanhamento, etc.) a um assistente de marketing.
Ser bem-sucedido na delegação de autoridade requer que as expetativas estejam claramente definidas, que o processo seja acompanhado e os resultados avaliados.
A Adecco Portugal sugere um conjunto de medidas para garantir que a autoridade seja delegada de forma eficaz. Estas etapas ajudam a criar expectativas claras durante a transferência de autoridade no local de trabalho.
- ATRIBUIÇÃO DE TAREFAS
Escolher o(s) colaborador(es) com a especialização necessária para completar a tarefa.
- ESTABELECER EXPETATIVAS CLARAS
Comunicar as tarefas que está a atribuir ao(s) colaborador(es), detalhar as expetativas e estabelecer prazos para tarefas urgentes. O esclarecimento das expetativas desde o início fornece a orientação de que necessitam para iniciar imediatamente o trabalho e completá-lo de forma correta e eficiente.
- ACOMPANHAR REGULARMENTE O PROGRESSO
Pedir atualizações regulares aos colaboradores para acompanhar o progresso de cada tarefa delegada, por exemplo através de reuniões regulares. Ao monitorizar o progresso, podem corrigir-se erros ou dar orientações para assegurar a conclusão atempada de cada tarefa. Esta é também uma forma de estar disponível em caso de dúvidas ou preocupações.
- RESPONSABILIDADE PRÁTICA
Avaliar a qualidade do trabalho para garantir que os membros da equipa o estão a completar corretamente. No caso de uma delegação temporária de autoridade, esta etapa pode envolver uma revisão uma vez concluída a tarefa. Já no caso de uma delegação de autoridade permanente, será necessário realizar revisões de desempenho ocasionais. Seja a avaliação positiva ou negativa, o feedback deve ser construtivo.