Nos últimos anos tem-se assistido a uma progressiva adoção da faturação eletrónica. Este fenómeno não surge por acaso: o menor risco de fraude, a redução dos custos e tempo dos processos, e o aumento da eficiência e da acessibilidade são apenas alguns dos benefícios que acompanham esta transformação. Porém, há passos importantes no caminho para a digitalização que deve conhecer. Para que possa começar a aplicar também no seu negócio estes serviços tecnológicos, a SERES, pioneira e especialista em serviços de intercâmbio eletrónico de documentos, traz-lhe 5 dicas de como facilitar a implementação da faturação eletrónica no seu negócio.
- Conheça a sua empresa: A transição para a faturação eletrónica abrange diversos departamentos e serviços das organizações. É importante dominar a totalidade do seu negócio, desde a sua dimensão, setores e operações, de forma a garantir a conciliação e evolução de todas as áreas em simultâneo, para que a adaptação ao novo modo de funcionamento ocorra sem constrangimentos.
- Saiba as “regras do jogo”: Existem um conjunto de regras variadas no que respeita à implementação da faturação eletrónica nas empresas, sendo determinante manter-se informado, para garantir que não se coloca numa posição vulnerável. As diferenças nas diretrizes para entidades públicas e privadas, as datas-limite para a execução das alterações, e quais as normas que se aplicam ao seu tipo de negócio em particular são alguns dos fatores a ter presentes em todos os momentos.
- Contrate um especialista: A passagem para a faturação eletrónica envolve sistemas e softwares de gestão desenhados especificamente para a tarefa, preparados para responder aos elevados padrões de eficiência e qualidade característicos dos procedimentos digitais. A SERES, especialista na área há mais de 30 anos, é o parceiro ideal no momento de obter soluções de e-faturas, de envio e receção de documentos eletrónicos, e de conceção de assinaturas digitais com total validade legal, essenciais para o sucesso do seu negócio durante esta transição tecnológica.
- Defina uma estratégia global: Para uma maior facilidade de adoção e integração da faturação eletrónica, esta deve ser perspetivada como parte de uma estratégia mais ampla de transformação digital da sua organização. É importante traçar um plano para a sua empresa em que a velocidade e automatização dos processos e o acesso à informação em tempo real estejam presentes nos vários âmbitos do seu negócio, fomentando a coesão, clareza e rapidez dos procedimentos.
- Preparação é elemento-chave: Esperar até ao último momento para executar transformações na sua organização é sempre uma má estratégia. Comece cedo, coloque a sua equipa a par do processo, esteja totalmente “por dentro” dos benefícios das alterações que pretende implementar, e comunique regularmente com as entidades e stakeholders que o poderão ajudar e que se revelam essenciais para o sucesso da sua iniciativa.
“Mais do que nunca as empresas têm de permanecer de olhos postos no futuro, de forma a garantir competitividade e eficiência, dois elementos essenciais para o êxito de qualquer negócio. A digitalização já provou desde há muito que veio para ficar e a faturação eletrónica revela-se um elemento cada vez mais essencial para o funcionamento das organizações, facto evidenciado pela legislação e normas que têm vindo a ser progressivamente impostas pelo Estado neste domínio”, comenta Tiago Cancela, Sales Manager & Corporate Liaison da SERES Portugal, destacando ainda que “com todas as vantagens que traz, como a redução do tempo e custos e a facilitação dos processos, esta transição tecnológica é de grande valor estratégico para as empresas na diferenciação face à concorrência e no alcance de uma maior margem de lucro”.
Os dados não mentem. Quase 40% das empresas portuguesas do setor de serviços recorrem à faturação eletrónica, de acordo com o estudo “Fatura Eletrónica em Portugal 2020-2021” da SERES, porém, como evidencia a Eurostat, na globalidade, quase 80% dos negócios a nível nacional permanecem atrasados no processo de transformação digital. Para permanecer na vanguarda da inovação, eficiência de processos e aceleração tecnológica é indispensável investir na automatização e simplificação que a faturação eletrónica vem trazer visto que este será, sem sombra de dúvida, o futuro da atividade económica.