A procrastinação no trabalho é comum e pode afetar a produtividade global de qualquer profissional. A Adecco Portugal dá a conhecer as razões mais comuns que levam os profissionais a procrastinar o início de tarefas ou ações específicas e 10 dicas eficazes para quebrar este hábito e impactar positivamente a sua rotina de trabalho.
Quem nunca teve ‘aqueles’ dias em que não consegue começar nada que sabe que precisa de realizar? Se continua a adiar o arranque de uma tarefa ou ação específica que tem na sua agenda, provavelmente está a procrastinar. Isto não significa que não se trabalha, porque, entretanto, vai dando corpo a outras obrigações que tem entre mãos. Mas com o passar do tempo, esta fuga pode comprometer o seu desempenho. A Adecco Portugal dá-lhe 10 pistas para fazer algumas alterações subtis na sua rotina de trabalho que podem ajudar a melhorar a eficácia na abordagem a determinadas tarefas e melhorar a produtividade.
AS RAZÕES MAIS COMUNS PARA PROCRASTINAR NO TRABALHO
Ø Não gosta de fazer uma determinada tarefa
Ø Está preocupado com um resultado negativo ou um mau desempenho
Ø A tarefa é desafiante
Ø É uma ação que o deixa ansioso
Ø Procrastina porque tem demasiado tempo para executar determinada tarefa
Ø Não tem nenhuma direção clara ou ordem pela qual deve abordar a tarefa
Ø Sente que determinada tarefa oferece pouco ou nenhum valor ou recompensa
FORMAS DE ACABAR COM A PROCRASTINAÇÃO NO TRABALHO
- Criar uma lista realista de tarefas
As listas de tarefas são muito eficazes, mas só são eficazes se forem realistas. Pode exercer muita pressão desnecessária sobre si próprio, criando listas de afazeres que não são controláveis dentro do tempo que tem para trabalhar nelas. Seja realista, programando, por exemplo, quanto tempo leva a completar as tarefas e o que pode realmente ser executado durante um determinado período.
- Começar com uma tarefa que lhe agrada
Comece sempre o seu dia com algo que goste de fazer. Isto irá ajudá-lo a entrar no fluxo do dia de trabalho de forma positiva e evita a frustração. Pode ser algo tão pequeno como verificar o seu e-mail, ter uma reunião diária de equipa, rever a sua agenda, ou qualquer coisa que lhe dê a predisposição mental e, também, emocional certas. Além disso, poderá logo no início do dia colocar como realizadas algumas destas tarefas.
- Dividir tarefas em ações mais pequenas e fáceis de gerir
É frequente a procrastinação estar associada a profissionais que se sentem sobrecarregados. Uma forma eficaz de facilitar a gestão de tarefas é dividir cada uma delas em ações mais pequenas e flexíveis. Concentre-se em completar estas pequenas ações uma a uma até que a tarefa maior esteja concluída.
- Não prometer demasiado…
… a si próprio ou à equipa e liderança. O excesso de promessas pode colocar demasiada pressão sobre o seu desempenho. Se não pode fazer tudo, assuma e comunique abertamente ao seu líder de equipa. O seu tempo é limitado e é importante geri-lo bem. Quando se promete em demasia, é fácil ficar stressado com tudo o que precisa de fazer. Acaba por enfatizar o que está na agenda para fazer em vez de o fazer realmente.
- Evitar a multitarefa
Concentre-se numa coisa de cada vez. Dê toda a sua atenção até terminar uma tarefa. Só depois, é desejável passar para o próximo ponto da agenda de trabalho. Continue este processo até completar todas as suas tarefas programadas para o dia.
- Priorizar tarefas
Dar prioridade às suas tarefas diárias permite-lhe fazer as coisas mais importantes primeiro, quando está fresco. As tarefas podem demorar mais tempo do que o previsto e outras coisas podem surgir durante o dia. Se começar com as tarefas mais importantes, mesmo que não complete toda a sua lista, assegura que cumpre de facto o que é mais relevante.
- Comprometer-se com um prazo
É importante estabelecer uma linha temporal quando está a trabalhar. Não só ajuda a planear tarefas de curto e longo prazo, como fica com uma ideia mais objetiva de quanto tempo precisa para completar determinada tarefa.
- Reduzir distrações
As distrações matam o tempo e quebram o foco da atenção para o que precisa de fazer. Feche o e-mail, guarde o telefone e silencie os alertas das redes sociais para evitar procrastinação no trabalho.
- Comece cada dia de novo
Esqueça a procrastinação no passado. Não há necessidade de se debruçar sobre o assunto. Mesmo que tenha tido um dia difícil anteriormente, concentrar os seus esforços nas tarefas de ‘hoje’ irá ajudá-lo a recuperar o atraso. É perfeitamente natural que, em alguns dias, não será tão produtivo quanto desejaria, mas também haverá dias em que conseguirá superar as suas metas. É normal, somos humanos.
- Fazer pausas curtas mas frequentes
É um desafio para as pessoas concentrarem-se em plena capacidade durante mais de 90 minutos de cada vez. Uma vez ultrapassado este limiar, a sua eficiência diminuirá e terá maior dificuldade em concentrar-se. A abordagem de tarefas em blocos realistas torna-se mais produtiva. Faça pausas frequentes para manter a sua mente fresca e com as baterias da concentração carregadas ao máximo.